E-commerce e gestionali integrati: yes you can!

Hai da poco aperto un negozio e-commerce ed hai anche un gestionale desktop, basato su database locale come 4th Dimension, Mexal o Access? Con questo, magari, gestisci le anagrafiche dei tuoi fornitori, dei tuoi clienti (di quelli ‘storici’, pre e-commerce), il catalogo dei prodotti e monitori i flussi da/verso il tuo magazzino? Questo articolo è per te!

Se, al contrario, hai uno shop online, ma non hai ancora uno strumento con cui organizzare il tuo lavoro, abbiamo comunque pensato a te! Potresti leggere i nostri consigli sul perché dotarsi di un mezzo che ti permette di massimizzare la Customer Experience e di migliorare il processo di vendita, nonché le strategie di marketing.

A te che, invece, sei il lettore per cui abbiamo pensato questo contenuto, vorremmo dire due cose.

Una: forse non ci hai mai pensato, ma è possibile integrare il tuo e-commerce con il tuo software gestionale. Possono cioè ‘parlare’ e scambiarsi informazioni, a prescindere da quale piattaforma tu abbia scelto per il tuo business online. Sia Magaento che Prestashop, WooCommerce, OpenCart, oppure Zen Cart, sono integrabili. Due: per te è conveniente far integrare i due strumenti. Vedremo perché.

Se leggendo questo articolo deciderai di voler andare avanti, saremmo lieti di affiancarti. Per iniziare a parlarne non dovrai far altro che chiamarci o scriverci.

Quali funzioni possono essere integrate

Vediamo quali sono le funzioni interessate dall’integrazione. 

Integrazione e-commerce con gestionale: ambiti interessati
Anagrafica, clienti, anagrafica prodotti, ordini e spedizioni e magazzino i quattro principali ambiti di integrazione di un e-commerce con un gestionale
  • Anagrafiche clienti

Con l’integrazione i dati degli utenti registrati nel tuo e-commerce saranno immediatamente condivisi e sincronizzati con il software gestionale. Saranno da subito utilizzabili sia dal marketing che dal commerciale per le loro attività.

  • Anagrafiche prodotti

Integrando e-commerce e gestionale, il catalogo prodotti caricato su quest’ultimo viene importato anche all’interno di quello.

La procedura può anche essere impostata in modo automatico. Ti suggeriamo, però, di verificare che la classificazione della merce sia SEO-friendly e utile per il cliente. La descrizione del prodotto nel gestionale potrebbe, infatti, essere fatta ad uso e consumo del personale di azienda. In questo caso l’importazione automatica non sarebbe conveniente.

L’integrazione, inoltre, consente di gestire facilmente listini di prezzo diversificati a seconda del business. Immaginiamo, infatti, che tu abbia una rete di vendita B2C e B2B. In tal caso, sarà il front end del tuo e-commerce a gestire l’utente e a mostrargli i prezzi riservati. Tramite login, riconoscerà il destinatario dell’acquisto e gli farà visualizzare i prezzi a lui dedicati.

  • Ordini, spedizioni e resi

È l’ambito più importante di integrazione. Una gestione separata dei due strumenti molto probabilmente ti sta costringendo ad azioni come: scaricare l’ordine dallo shop online, inserirlo manualmente sul gestionale, impostare la stampa dell’etichette etc etc..

Con l’integrazione questi processi saranno automatizzati. Incluse le spedizioni e i resi.

  • Inventario e magazzino

La disponibilità della merce verrà aggiornata quasi in real time dalla sincronizzazione tra e-commerce e software gestionale. Sarai sempre aggiornato su giacenze e potrai analizzare le ultime statistiche di magazzino. Da queste potrai ricavare indicazioni utili sul gradimento dei tuoi prodotti.

La fatturazione è integrabile?

La fatturazione è un ambito potenzialmente integrabile, ma l’inclusione nel processo dipende dalle tue esigenze.

Nel caso il tuo e-commerce venda merce con un prezzo medio alto e non riceva molti ordini su base mese (ad esempio, costo medio prodotto 500 euro, 12 vendite al mese) potresti non voler integrare questa funzione e continuare a farla svolgere tradizionalmente. Avresti quindi una linea di fatturazione prodotta dall’e-commerce che si andrebbe ad integrare con quella fatta manualmente.

Nel caso, invece, il tuo e-commerce processi numerose vendite ed il costo medio della merce sia basso, l’input manuale della fattura sarebbe troppo alto. In questo caso sarebbe conveniente integrare le fatturazioni del gestionale con quelle prodotte dall’e-commerce, emettendo una sola linea di fatturazione.

Cosa succede quando integri l’e-commerce con il gestionale

A questo punto ci dirai: fammi capire bene in pratica che succede! Cosa posso aspettarmi?

Cosa accade con integrazione di un e-commerce con software gestionale
Descrizione di cosa accade quando un e-commerce è integrato con un software gestionale

Ammettiamo che un utente arrivi sul tuo sito web in cui vendi biciclette. Ne acquista una. Ammettiamo che tu abbia letto questo articolo, ti abbia convinto a integrare i due sistemi ed abbia affidato a noi di ELbuild la realizzazione. Ammettiamo di aver concluso il lavoro.

Quando l’utente termina l’acquisto sul tuo e-commerce, l’ordine di acquisto viene passato al software gestionale che scarica l’ordine e controlla la disponibilità della merce. Prosegue poi ad aggiornare le giacenze di magazzino.

Rifletti: questo aspetto è ancora più importante per te che, oltre allo shop online, hai anche un negozio fisico. Potrebbe, infatti, accaderti che quello stesso giorno una persona entri nel tuo shop e si interessi del medesimo prodotto venduto online.

Consultando il tuo gestionale visualizzerai immediatamente la sua indisponibilità. Potrai allora gestire il cliente al meglio. Gli dirai che, a parte la bici esposta, non ne hai una pronta in magazzino. E potresti legittimamente chiedere al potenziale cliente la mail per consentirti di inviargli una mail di avviso dell’avvenuto riassortimento.

Allo stesso modo, per chiunque online quella bici sarà visualizzata come non acquistabile.

Infine, immaginiamo che nel tuo negozio fisico entri una persona e inserisca i suoi dati nella card preparata per ottenere il consenso all’invio di informative su iniziative e promozioni.

Se il tuo gestionale non fosse integrato con il tuo e-commerce, le anagrafiche del tuo potenziale cliente ‘fisico’ resterebbero confinate nel gestionale. Con integrazione, invece, vengono condivise, perché sincronizzate, con l’e-commerce. Questo aumenta le tue occasioni e le tue potenzialità di conversione.

Motivi per integrare un e-commerce con un gestionale desktop

I motivi per cui dovresti assolutamente integrare il tuo negozio e-commerce con il tuo software gestionale sono quindi i seguenti:

  • Ottimizzerai i tuoi costi: l’integrazione comporta un’automatizzazione di processi ripetitivi che svolgi o fai svolgere manualmente. Delegare questi processi ti consentirà di diversificare la tua spesa, migliorandola. 
  • Risparmierai tempo: lasciando fare al software azioni svolte dallo store manager o dall’operational manager,  si libereranno spazi temporali da dedicare ad attività più produttive. Inoltre potrai contare sulla possibilità di avere informazioni aggiornate praticamente real time. Cosa impossibile nel caso di gestione manuale dei processi. Senza l’integrazione, infatti, molto probabilmente ti stai affidando ad eventi temporizzati. A determinate ore il tuo gestionale carica le informazioni da condividere in una cartella FTP. Allo stesso modo, anche il sistema e-commerce ricevente avrà la sua cartella FTP dove carica i suoi file. A tempi stabiliti  le informazioni vengono scambiate e sincronizzate. Resta quindi un’operazione non in tempo reale, ritardata.
  • Ridurrai i rischi implicati nell’operatività: i refusi non sono un accidente, sono realtà per chi lavora online. Con l’integrazione si ridurranno i margini di errore commessi nello svolgimento delle singole attività.
  • Potrai integrare via software servizi di terze parti: in pratica, puoi sfruttare i gestionali di terzi per alimentare e migliorare il flusso di lavoro. Potresti ad esempio integrare il software del vettore che usi per le spedizioni nel flusso gestionale.
  • Potrai avere un aggiornamento puntuale sulla situazione finanziaria.

Ti abbiamo convinto? Chiamaci. Se invece sei ancora indeciso a maggiore chiamaci. Incontrandoci potrai avere ulteriori elementi per .

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